ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU CHUYÊN NGÀNH DÂN SỐ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CHUYÊN NGÀNH PHỤC VỤ CHO CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHÍNH SÁCH CỦA CÁC BỘ, NGÀNH VÀ ĐỊA PHƯƠNG

TS. Nguyễn Văn Hùng; TS. Trần Đức Thuận; CN. Vũ Thị Thanh Nga;

ThS. Nguyễn Thị Tố Quyên; CN. Ngô Văn Vương; BS. Nguyễn Thị Ngọc Ánh và cộng sự

Nơi công bố: Viện Chiến lược và Chính sách Y tế

Năm công bố: 2022

TÓM TẮT

Cung cấp bằng chứng cơ sở khoa học để Tổng cục DS-KHHGĐ tham mưu cho Bộ Y tế ban hành Thông tư Quy định ghi chép ban đầu và chế độ báo cáo thống kê chuyên ngành dân số thay thế Quyết định số 18/QĐ-TCDS về việc ban hành quy định tạm thời về mẫu sổ ghi chép ban đầu, mẫu phiếu thu tin của công tác viên dân số và mẫu biểu báo cáo thống kê chuyên ngành của kho dữ liệu điện tử phục vụ quản lý và điều hành công tác DS-KHHGĐ và đề xuất bổ sung các chỉ tiêu dân số vào cơ sở dữ liệu phục vụ việc theo dõi đánh giá các chỉ tiêu của Nghị quyết 21-NQ/TW về công tác dân số trong tình hình mới. Viện Chiến lược và Chính sách Y tế thực hiện nghiên cứu “Đánh giá thực trạng quản lý cơ sở dữ liệu chuyên ngành dân số và đề xuất giải pháp góp phần nâng cao chất lượng cơ sở dữ liệu chuyên ngành phục vụ cho công tác xây dựng chính sách của các Bộ, ngành và địa phương”

MỤC TIÊU

• Rà soát và đề xuất bổ sung các chỉ tiêu thông tin cần thu thập của cơ sở dữ liệu chuyên ngành phục vụ mục tiêu dân số và phát triển theo tinh thần của Nghị quyết số 21-NQ/TW.

• Đánh giá thực trạng quản lý cơ sở dữ liệu chuyên ngành dân số trong xây dựng chính sách, chiến lược, kế hoạch phát triển KT-XH của một số Bộ, ngành và một số địa phương. 

• Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến việc vận hành, khai thác kho dữ liệu điện tử DS-KHHGĐ tại các tỉnh, thành phố và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, khả năng sử dụng cơ sở dữ liệu chuyên ngành dân số trong hoạch định chính sách và xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển KT-XH của Bộ, ngành và một số địa phương.

ĐỊA BÀN

Nghiên cứu được thực hiện tại 5 tỉnh/thành phố gồm: Phú Thọ, Cao Bằng, Hà Tĩnh, Quảng Nam, Đắk Nông.

CÁC PHÁT HIỆN CHÍNH

Bổ sung các chỉ tiêu thông tin cần thu thập của cơ sở dữ liệu chuyên ngành

Các chỉ số thống kê hiện có chưa bao quát hết những mục tiêu trong Nghị quyết 21-NQ/TW về công tác dân số trong tình hình mới, như các chỉ số về sàng lọc trước sinh; sàng lọc sơ sinh; tư vấn khám sức khỏe tiền hôn nhân; khám sức khỏe định kỳ cho người cao tuổi.

Nhiều chỉ số chưa kết nối được với kho dữ liệu điện tử nên viên chức dân số tuyến cơ sở vẫn phải xây dựng báo cáo thống kê bằng phương pháp thủ công.

Thực trạng quản lý cơ sở dữ liệu chuyên ngành dân số

Thời điểm chiết suất thông tin của một số cộng tác viên chưa theo đúng hướng dẫn tại công văn số 96/TCDS-KHTC, ngày 18 tháng 3 năm 2016 của Tổng cục DS-KHHGĐ hướng dẫn ghi chép ban đầu và lập báo cáo thống kê chuyên ngành DS-KHHGĐ.

Trong năm 2020 và năm 2021, do tình hình dịch covid-19 diễn biến phức tạp, nhiều địa phương phải thực hiện giãn cách xã hội, nên cộng tác viên dân số không thể tiếp cận được với hộ gia đình để thu thập thông tin biến động, do vậy, ở những thời điểm này, việc thu thập thông tin tại các địa phương thường xuyên bị gián đoạn và có độ trễ.

Công tác kiểm tra, giám sát việc ghi chép thông tin đang được các địa phương thực hiện thường xuyên trong đó Phú Thọ và Hà tĩnh là những địa phương thực hiện nhiều đợt kiểm tra nhất. Công tác kiểm tra, giám sát được thực hiện thông qua việc rà soát trên mẫu ghi chép thông tin ban đầu và trực tiếp hỏi lại CTV. 

Trang thiết bị và cơ sở vật chất phục vụ quản lý kho dữ liệu điện tử hiện nay còn thiếu, chưa được nâng cấp, hệ thống máy tính, phần mềm thường xuyên bị lỗi, hỏng hóc.

Nhân lực tuyến tỉnh được phân nhiệm quản lý cơ sở dữ liệu tuy đảm bảo về số lượng nhưng chất lượng lại chưa đạt yêu cầu, nhiều cán bộ phụ trách kho dữ liệu không có chuyên môn về CNTT, chưa được tập huấn về báo cáo thống kê, quản lý phần mềm. 

Tại tuyến huyện, nhân lực quản lý kho dữ liệu phải làm kiêm nhiệm nhiều công việc khác, tuyến xã/phường viên chức dân số thường xuyên thay đổi, nhất là đội ngũ CTV dân số điều đó sẽ ảnh hưởng đến tính liên tục và mức độ chính xác trong quá trình thu thập thông tin tại hộ gia đình.

Các yếu tố ảnh hưởng đến việc vận hành, khai thác kho dữ liệu điện tử DS-KHHGĐ.

Các văn bản hướng dẫn ghi chép ban đầu vào sổ A0, ghi phiếu thu tin và lập báo cáo thống kê chuyên ngành DS-KHHGĐ chậm sửa đổi.

Các chỉ số do hệ thống cán bộ làm dân số các cấp thu thập không phải là số liệu có tính pháp lý để sử dụng trong việc lập kế hoạch phát triển KT-XH của các bộ, nghành và địa phương.

Cơ sở vật chất chưa được đầu tư thỏa đáng, hệ thống máy tính đã cũ thường xuyên bị hỏng hóc, không tương thích với hệ thống phần mềm và đảm bảo tính kết nối trong hệ thống giữa các tuyến.

Việc giao số hộ cho CTV quản lý hiện nay còn bất cập do không thể tính hết được các yếu tố đặc thù về quy mô dân số, mức độ biến động tại mỗi địa bàn.

Thiết kế sổ A0 có chỗ chưa phù hợp, chưa tiện lợi thiếu khoảng trống để CTV ghi thêm thông tin, sổ đóng gáy cứng cũng là những khó khăn cho CTV trong quá trình lật trang để ghi chép.

Do phương pháp xác định số nhân khẩu thực tế, phương thức thu thập thông tin nên cùng một chỉ số thu thập nhưng mỗi bộ, ngành lại có con số thống kê khác nhau, nhưng đến thời điểm này vẫn chưa có cơ chế để thống nhất về số liệu.

Các bộ, ngành và địa phương chưa có cơ chế cụ thể trong việc chia sẻ nguồn dữ liệu, do vậy quá trình này đang thực hiện mỗi nơi một kiểu.

KHUYẾN NGHỊ

Với Bộ Y tế

Nên sớm ban hành Thông tư Quy định ghi chép ban đầu và chế độ báo cáo thống kê chuyên ngành dân số thay thế Quyết định số 18/QĐ-TCDS, ngày 17 tháng 3 năm 2016 của Tổng cục DS-KHHGĐ.

Cần bổ sung các các chỉ số về sàng lọc trước sinh, sơ sinh; tư vấn khám sức khỏe trước khi kết hôn; khám sức khỏe định kỳ cho người cao tuổi vào sổ A0 để các thông tin được kết nối với khi dữ liệu điện tử để đảm bảo bao quát được các mục tiêu, chỉ tiêu Nghị quyết 21-NQ/TW.

Bộ Y tế và các bộ, ngành nên có văn bản hướng dẫn cụ thể về cơ chế chia sẻ thông tin, số liệu, nên phân chia những số liệu nào được chia sẻ (số liệu mang tính chất tác nghiệp), số liệu, thông tin nào không được chia sẻ (thông tin bí mật nhà nước).

Các bộ, ngành như Tư pháp, Công an, Thống kê, Y tế, v.v… cần có cơ chế thống nhất nguồn số liệu để phục vụ tốt hơn việc xây dựng chính sách của Bộ, ngành và địa phương. 

Trung ương và địa phương cần tổ chức các lớp đào tạo và tập huấn về CNTT, quản trị mạng, quản lý cơ sở dữ liệu và xây dựng báo cáo thống kê chuyên ngành cho các cán bộ làm công tác dân số tuyến tỉnh, tuyến huyện và tuyến xã.

Vào thời điểm đổi sổ A0 kế hạch phải xây dựng trước ít nhất là 6 tháng, vì sau khi đổi sổ phải mất thời gian tập huấn, in sổ, cấp sổ cho CTV để tránh khoảng trống trong thu thập các thông tin được bổ sung giữa hai kỳ đổi sổ.

Đối với địa phương

Cần xây dựng, bố trí phòng máy tính riêng, hoàn thiện hệ thống mạng cục bộ và mạng diện rộng tại tất cả các Chi cục DS-KHHGĐ.

Mỗi một Chi cục DS-KHHGĐ cần có một vị trí việc làm là cán bộ CNTT để tuyển dụng; tại mỗi huyện cần có một cán bộ có chứng chỉ về CNTT, được tập huấn về sử dụng, ứng dụng CNTT trong việc quản lý cơ sở dữ liệu chuyên ngành DS-KHHGĐ để đảm bảo quản trị điều hành phòng máy tính của tỉnh và huyện.

Việc in ấn và cấp phát sổ A0 cho CTV nên giao cho tuyến huyện đảm nhiệm, sổ A0 mới nên thiết kế lại cho phù hợp (đóng gáy xoắn, thiết kết khoảng trống rộng hơn để CTV có chỗ bổ sung thông tin khi cần).

Cần có chế độ thù lao cho người nhập phiếu thu tin, thống nhất đầu mối nhập thông tin để vừa đảo bảo quyền lợi cho người nhập tin vừa tạo tính chuyên nghiệp trong việc nhập thông tin.